Wer macht was im Vorstand?
Kurz nach der Wahl zum Orts- oder Kreisvorstand und der konstituierenden Sitzung bietet es sich an, dass Sie als Vorstand zu einem Arbeitstreffen zusammenkommen, konkrete Aufgaben festlegen und schriftlich festhalten. Je klarer für die einzelnen Vorstandsmitglieder ist, was sie künftig tun werden, desto einfacher und harmonischer wird die Zusammenarbeit. Hilfreich ist es zudem, dass sich alle Vorstandsmitglieder überlegen, wie umfangreich ihre Aufgaben sind und wie viele Stunden pro Woche oder Monat sie in etwa aufwenden möchten. Die einzelnen Vorstandsposten bringen grundsätzlich folgende Aufgaben mit sich:
- sind Impulsgeber für ihre Verbandsebene
- fungieren als Bindeglied zur nächst höheren bzw. niedrigeren Verbandsebene
- stellen in sozialpolitischer Hinsicht inhaltlich die Weichen
- repräsentieren den SoVD nach außen
- haben die Gesamtentwicklung des Orts- bzw. Kreisverbandes im Auge
- nehmen sich der Mitgliederwerbung und der Gewinnung Ehrenamtlicher an
- planen die Aktivitäten des Orts- bzw. Kreisverbandes für die jeweils aktuelle Wahlperiode, was dann direkt mit einer Aufgabendefinition einhergehen kann, die inhaltlich über die klassisch in der Satzung festgelegten Funktionen des Schatzmeisters oder der Schriftführerin hinausgehen
- tragen Sorge für die Einhaltung des Datenschutzes
- kümmern sich um die Nachfolge ihrer eignen und anderer Positionen im Vorstand
- nehmen als Ortsvorsitzende an AWT-Seminaren und Kreisarbeitstagungen teil bzw. organisieren als Kreisvorsitzende Kreisarbeitstagungen oder Seminare
- kümmern sich zusammen mit dem Schatzmeister und dem Schriftführer alle drei Jahre um die Tätigkeitsberichte und die Steuererklärung
- leiten Vorstandssitzungen und Wahlen:
- laden zu regelmäßigen Sitzungen ein
- bereiten, leiten und moderieren Sitzungen
- führen ggf. Rednerlisten,
- berichten bei Mitgliederversammlungen bzw. Kreisverbandstagungen über die vergangene Amtsperiode und leiten, moderieren und bereiten die Wahlen vor
Zusätzliche Aufgaben für Kreisvorsitzende:
- Teilnahme an den Bezirksarbeitsgemeinschaften alle paar Monate sowie an Fortbildungsveranstaltungen des Landesverbandes
- Anerkennung der Arbeit in den Ortsverbänden
- Unterstützung bei der Abwicklung von Fusionen und Neugründungen
- ist für die ordnungsgemäße Buchführung verantwortlich
- verwaltet die Mittel des Orts- bzw. Kreisverbandes
- führt die Kassen- und Bankgeschäfte
- berichtet dem Vorstand über die finanzielle Entwicklung
- erstellt alle drei Jahre die Steuererklärung zusammen mit dem Vorsitzenden
- erfüllt und setzt die Vorgaben der Finanzordnung um
Zusätzliche Aufgaben für Kreisschatzmeister:
- unterstützt die Schatzmeister in den Ortsverbänden bei der Fertigung von Kassenprüfungsberichten- und Steuererklärungen
- erstellt den Haushaltsplan
- erstellt den Finanzbericht alle vier Jahre zur Kreisverbandstagung
- führt Protokolle während der Vorstandssitzungen und der Mitgliederversammlung
- versendet Protokolle an die Vorstandsmitglieder unterstützt Wahlen z.B. mit Stimmzetteln
- schreibt Gruß-, Beileids- und Glückwunschkarten
- setzt sich für die Gleichstellung von Frauen und Männern ein auch unter Anwendung von Gender Mainstreaming
- bietet Veranstaltungen zu frauenrelevanten Themen an, wie zum Beispiel zum Internationalen Frauentag oder zum Equal Pay Day (EPD), Teilzeitarbeit, Minijobs, geschlechterspezifische medizinische Versorgung, weibliche Altersvorsorge, Gewalt gegen Frauen etc
- nimmt an Veranstaltungen und Tagungen anderer Verbände teil
- ist kommunalpolitisch vernetzt (Landfrauen, Gleichstellungsbeauftragte etc.), knüpft Kontakte zu anderen Verbänden, Selbsthilfegruppen oder Politikerinnen
Zusätzliche Aufgaben für Kreisfrauensprecherinnen:
- nimmt an Veranstaltungen der Abteilung Sozialpolitik der Landesgeschäftsstelle und des Landesverbandes teil (Frauen-Forum, Frauenfrühstück, Infoveranstaltungen etc.)
- ist Schnittstelle zwischen Orts- und Landesverband
- unterstützt die Arbeit der Frauensprecherinnen in den Ortsverbänden, organisiert regelmäßige Treffen und auch Weiterbildungen für sie, baut deren Zusammenarbeit untereinander auf
- können neu gewählt die Arbeit des Vorstandes kennenlernen, falls sie sich für einen Vorstandsposten interessieren
- unterstützen die Arbeit des Vorstandes, dabei können sie vielfältige Aufgaben übernehmen
- überprüfen die Nachvollziehbarkeit der Buchungen.
- kontrollieren die satzungsgemäße Verwendung der Mittel und die Umsetzung der Vorstandsbeschlüsse.
- führen die Revisionen nach den Vorgaben der Prüfungsordnung für die Orts- bzw. Kreisverbände durch.
- berichten und beantragen bei Mitgliederversammlungen die Entlastung des Vorstandes, wenn die Prüfung keinen Anlass zu Beanstandungen gab.
Zusätzliche Aufgaben auf Kreisebene:
- führen Revisionen in den Ortsverbänden durch, sofern diese vorübergehend über keine eigenen Revisoren verfügen.
Als Vorstand sind Sie handelnde Vertreter*innen für Ihren Kreis- bzw. Ortsverband. Wenn Sie beispielsweise Verträge schließen, wird dadurch der Kreis- bzw. Ortsverband mit seinem Vereinsvermögen verpflichtet. Zu beachten ist dabei zum einen, dass Sie nur Geschäfte tätigen, die von der Vollmacht umfasst sind. Ansonsten handeln Sie wie bereits beschrieben als Vertreter*in ohne Vertretungsmacht und müssen gegebenenfalls mit Ihrem Privatvermögen für die Vertragserfüllung einstehen. Zum anderen müssen Sie dafür Sorge tragen, dass Ihr Handeln durch Vorstandsbeschlüsse abgedeckt ist. Am einfachsten ist es, wenn Sie in der Geschäftsordnung regeln, dass beispielsweise der*die Vorsitzende zusammen mit der*dem Schatzmeister*in Anschaffungen bzw. Rechtsgeschäfte bis zu einer bestimmten Summe für den Kreis- bzw. Ortsverband vornehmen darf. So müssen Sie nicht jedes Mal einen Vorstandsbeschluss für die Erledigung alltäglicher Aufgaben einholen.
Generell haben Sie als Vorstand die Pflicht zu einer ordnungsgemäßen Führung der Geschäfte des Kreis- bzw. Ortsverbandes. Die Pflicht bezieht sich insbesondere darauf, die Mitgliedsbeiträge zur Wahrung und Förderung der satzungsgemäßen Zwecke einzusetzen. Eine besondere Rolle spielen auch die Vorgaben der Abgabenordnung. Verletzen Sie die angesprochenen Pflichten fahrlässig oder sogar vorsätzlich und entsteht daraus ein Schaden für Ihren Kreis- bzw. Ortsverband, haftet zunächst der Kreis- bzw. Ortsverband mit seinem Vermögen. Bei groben Pflichtverletzungen kann der Kreis- bzw. Ortsvorstand mit seinem Privatvermögen zum Ersatz des Schadens verpflichtet werden. Das hört sich schlimmer an, als es ist. In der Geschichte unserer Organisation ist dieser Fall bisher noch nicht vorgekommen.
Geschäftsordnung
Als Vorstand haben Sie die Möglichkeit, sich für die Arbeit in Ihrem Ortsverband eine Geschäftsordnung zu geben, welche Ihnen einen Rahmen bietet. Die Geschäftsordnung hat das Ziel, mit relevanten Richtlinien Sitzungen, Versammlungen, Beschlüsse und Aufwandsentschädigungen transparent zu gestalten und angemessen zu regeln.